Умные почтовые ящики в офисе Росбанка

О проекте

Мы запустили один из самых современных и инновационных почтовых ящиков с удаленным управлением в офисе Росбанка. Умный почтовый ящик содержит ячейки с прорезями, дверцы которых оснащены специальными датчиками. Каждое открытие фиксируется в бэк-офисе системы управления локерами Smartix. В результате сотрудники получают настраиваемые уведомления, оптимизируется получение документов и их отправка между московскими офисами.

Как работают умные почтовые ящики Smartix

Администратор системы добавляет сотрудников и привязывает их к ячейкам. Система поддерживает персональные ячейки или позволяет назначение одной ячейки для группы сотрудников или целого отдела.

Для оповещения сотрудников настраиваются уведомления на E-mail, которые могут отправляться разово при первой загрузке или при каждом срабатывании открытия шторки внесения. При необходимости дополнительно могут рассылаться уведомления об открытии ячейки и извлечении документов — может использоваться, когда к ячейке привязан отдел и все сотрудники получат уведомление о том, что кто-то из коллег уже извлек всю корреспонденцию.

Для доступа к ячейкам сотрудники Росбанка используют смарт-карты с номером. Номера смарт-карт привязываются в бэк-офисе к учетным записям сотрудников. В результате соответствующие сотрудники получают доступ только с своей ячейке или ячейке своего отдела. При необходимости смарт-карты могут быть ограничены сроком действия или заблокированы.

Для удобства курьера после привязки сотрудников и отделов к ячейкам на них наклеиваются названия отделов или данные сотрудников. В нижней части устройства установлены ячейки крупных габаритов для пересылки корреспонденции между офисами.

Система мониторинга

Встроенная система онлайн-мониторинга содержит полную информацию о состоянии аппаратной части умного почтового ящика, включая контроллеры управления ячейками, считыватель смарт-карт, состояние связи и многое другое.

Дополнительно реализована техническая карта устройства, которая помимо статуса ячеек содержит данные о шторке с датчиком внесения (открыта/закрыта). В случае блокировки шторки документом или по другой причине администратор своевременно заметит это и сможет оповестить ответственных за состояние оборудования сотрудников.

Результат

Умные почтовые ящики Smartix — это законченный, продуманный, функциональный программно-аппаратный комплекс, который быстро развертывается, легко масштабируется и при необходимости дорабатывается по требованию заказчика.

Решение нашей компании отвечает всем потребностям организаций по автоматизации бумажного документооборота. Настраиваемая логика работы позволяет организовать гибкую привязку пользователей с доступом к ячейкам, требуемые сценарии взаимодействия и условия отправки уведомлений при внесении и извлечении.

Хотите также?

Оставьте заявку и наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время

Отправить заявку