Умные почтовые ящики для офисов Росбанка

Мы запустили один из самых современных и инновационных почтовых ящиков с удаленным управлением в офисе Росбанка. Умный почтовый ящик содержит ячейки с прорезями, дверцы которых оснащены специальными датчиками. Каждое открытие фиксируется в бэк-офисе системы управления локерами Smartix. В результате сотрудники получают настраиваемые уведомления, оптимизируется получение документов и их отправка между московскими офисами.

Как устроены умные почтовые ящики Smartix

Администратор системы добавляет сотрудников и привязывает их к ячейкам. Система поддерживает персональные ячейки или позволяет назначение одной ячейки для группы сотрудников или целого отдела.

Для оповещения сотрудников настраиваются уведомления на E-mail, которые могут отправляться разово при первой загрузке или при каждом срабатывании открытия шторки внесения. При необходимости дополнительно могут рассылаться уведомления об открытии ячейки и извлечении документов — может использоваться, когда к ячейке привязан отдел и все сотрудники получат уведомление о том, что кто-то из коллег уже извлек всю корреспонденцию.

Для доступа к ячейкам сотрудники Росбанка используют смарт-карты с номером. Номера смарт-карт привязываются в бэк-офисе к учетным записям сотрудников. В результате соответствующие сотрудники получают доступ только с своей ячейке или ячейке своего отдела. При необходимости смарт-карты могут быть ограничены сроком действия или заблокированы.

Для удобства курьера после привязки сотрудников и отделов к ячейкам на них наклеиваются названия отделов или данные сотрудников. В нижней части устройства установлены ячейки крупных габаритов для пересылки корреспонденции между офисами.

Система мониторинга

Встроенная система онлайн-мониторинга содержит полную информацию о состоянии аппаратной части умного почтового ящика, включая контроллеры управления ячейками, считыватель смарт-карт, состояние связи и многое другое.

Дополнительно реализована техническая карта устройства, которая помимо статуса ячеек содержит данные о шторке с датчиком внесения (открыта/закрыта). В случае блокировки шторки документом или по другой причине администратор своевременно заметит это и сможет оповестить ответственных за состояние оборудования сотрудников.

Другие возможности

Автоматические почтовые ящики с электронным замком подойдут для установки в почтовых отделениях в качестве абонентских ящиков для приема корреспонденции юридических лиц. Удаленные уведомления о внесении оптимизируют посещение курьерами или сотрудниками почтовых отделений для выемки писем.

Умные почтовые ящики могут решать различные задачи для организации документооборота на предприятиях. Помимо обмена документами между отделами они могут использоваться для взаимодействия сотрудников с отделом по работе с персоналом. Установка устройства на ресепшене позволит разгрузить работу администратора по приему и учету бумажных документов от клиентов, контрагентов и т. д.

Умные почтовые ящики — это функциональное решение для приема корреспонденции в современных ЖК. Устройства могут закладываться на этапе проектирования застройщиком или устанавливаться по решению собственников или управляющей компании в уже готовых жилых комплексах. Система может интегрироваться в существующую IT-инфраструктуру ЖК, в результате уведомления о внесениях будут приходить в привычном для жильцов мобильном приложении.

Результат

Умные почтовые ящики Smartix — это законченный, продуманный, функциональный программно-аппаратный комплекс, который быстро развертывается, легко масштабируется и при необходимости дорабатывается по требованию заказчика.

Решение нашей компании отвечает всем потребностям организаций по автоматизации бумажного документооборота. Настраиваемая логика работы позволяет организовать гибкую привязку пользователей с доступом к ячейкам, требуемые сценарии взаимодействия и условия отправки уведомлений при внесении и извлечении.